職員の負担軽減とスムーズな検定試験運営を期待

Ｑまずは、簿記検定の業務概要を教えてください。

Ａ馬場様

簿記検定は、6月、11月、翌年2月の年3回、全国統一の日時で実施されています。所沢商工会議所では、一回の試験で約700名の方が受験します。所沢商工会議所業務課（以下、「業務課」）では、会場の手配、試験会場の設営、試験の施行、採点等を担当しています。

Ｑ実施にあたって、非常に煩雑な業務が必要になるわけですが、弊社のアウトソーシングサービスを活用されることになった経緯を教えてください。

Ａ馬場様

日東テクノブレーンのアウトソーシングサービスを導入したのは2008年のことです。それまでは地元の公立高校を会場に、運営についても同校の先生方にお世話になっていました。しかし、先生方の負担が大きく、「運営に協力するのが難しくなった」との申し出があり、全面的に業務課で担当する必要に迫られたのです。現実的に、業務課ですべてを行うのには無理があります。そこで、日東テクノブレーンに相談することになったわけです。

地元における実績と実情に即した提案

Ｑ弊社を選定していただけたポイントはどこにありますか。

Ａ馬場様

商工会議所は「地域を基盤として商工業の発展を図る地域団体」という側面があります。そのため、地元の企業としてアウトソーシングサービスで長年の実績を持つ日東テクノブレーンにご相談し、当時の状況で、最適な方法を提案していただけたことが大きな要因です。

他の商工会議所では、検定試験業務を全面的に委託しているところもあります。

この方法をとれば、職員への負荷は最も軽くなりますが、それまで会場となる公立高校の先生方にお世話になっていた経緯もあり、予算が許さなかったため、人材派遣サービスをご提案頂きました。

試験業務の負担軽減で通常業務もより円滑に

Ｑ導入の効果は、どのように感じておられますか。

Ａ馬場様

職員の検定試験における負担が軽減され、通常業務と突発的な業務を並行して行うことができるようになりました。また、日東テクノブレーンの派遣スタッフは経験者も多く、トラブルにも迅速に対応できるようになったと感じています。

Ａ荻野様

私は2015年から、この試験業務に携わっています。
1回に700名が受験するので、試験会場として使用する教室の数も多くなります。1教室50名としても、延べ14教室が必要になります。この教室における監督業務を日東テクノブレーンの派遣スタッフにお任せできるので、とても助かっています。

私たち職員は、各教室に待機し、何か問題があった場合に、監督業務をしている派遣スタッフの協力を得ながら問題に対処することができます。
1年に3回、必要な数のスタッフが揃う上に、試験監督を経験しているスタッフもいらっしゃるので、円滑な運営につながっています。

Ａ岩田様

私が検定担当になったのは、2016年からです。
所沢商工会議所ではいくつかの検定を施行していますが、簿記検定では、会場の確保から申込受付、試験の施行、採点、合格証書の交付といった流れで業務を行います。簿記検定は、全国の全ての試験会場が同じ時刻に開始しなければなりませんので、受験生の受け入れや試験会場の整備などに気を付けています。試験委員をお願いしている派遣スタッフの方は、試験の監督業務について経験豊富な方が多いので、事前に全体の流れや注意事項などを説明すれば、スムーズに運営していただけるので、非常に頼りにしております。

また、私が担当になってから、受験者の申込書のデータ入力も依頼することにしました。それまでは、データ入力と入力内容のチェックを複数の職員で行っていましたが、この作業を委託してからは、他の業務に時間を充てることができ助かっています。

Ｑ今後に向けて日東テクノブレーンに何を期待されますか。

Ａ馬場様

人材派遣サービスで期待通りの成果が上がり、日東テクノブレーンに対する信頼が高まったことで、2016年から受験者情報の入力業務もお願いするようになりました。検定試験は当商工会議所の重要な収益源であり、次のステップとしては他の商工会議所のように検定試験業務すべてを委託できるようしたいと考えています。

そのためにも、これからも着実に実績を積み上げてほしいと期待しています。